회사 보고서 작성법 - 줄 간격, 자간, 한글 단축키 활용 등 노하우

회사 보고서 작성법 - 줄 간격, 글 자간, 한글 단축키 활용 등 노하우

안녕하세요? 저도 어느덧 직장인 10년 차가 되어가고 있고, 회사에서 정말 많은 보고서를 쓴 것 같습니다. 

문뜩 제가 보고서를 쓰는 노하우(경험)를 공유하면 좋을 것 같아서 글을 쓰게 되었습니다. 어떻게 생각하면 대부분의 분들이 다 아는 방법일 수도 있고, 노하우까진 아닐 수 있지만, 분명 도움되는 분도 계실 거라 생각되기에 글을 써보려고 합니다. 

저는 보고서는 남들(상사) 설득하는 과정이라고 생각하기에 중요한 것은 간결하고, 빠르게, 이쁘게(눈에 잘 띄게) 쓰는 것이라고 생각하고 있습니다.  특히, 이쁘게 쓰기 위해서는 적절한 줄 간격, 자간, 문자표 사용이 꼭 필요합니다. 

회사마다, 부서마다, 개인마다 스타일이 다르고, 보고서 양식도 다르므로 정답은 없다고 생각합니다. 그 점 유의하여 글을 읽어주시면 좋을 것 같습니다.

 

(1) 보고서 구조 및 주요 내용

 

1. 서론 - Why (왜)

2. 본론 - What (무엇), If (비교)

3. 결론 - How (어떻게)

 

(서론) 추진배경, 현안 문제점, 추진경위 등을 쓰는 것이 좋으며, 본론에 앞서 상황설명을 하는 편입니다.

 

보고서 내용에 따라 추진배경이 필요할 것인가? 현안 문제점? 이 될 것인가를 고민합니다.

 

예를 들어, 추진배경이 된다면 어떠한 것을 시행하는데, 정책적으로 해야 한다거나, 본론의 내용을 추진하기 위한 배경을 설명합니다.

 

그리고 현안 문제점을 쓰게 된 다면 문제점이 왜 발생했는지, 문제점이 발생된 경위 등을 씁니다.

 

 

(본론) 최종적으로 "어떻게 무엇을 하겠다"가 필요합니다. 몇 가지 대안을 제시하여 장단점을 비교해서 이런 방법이 최적의 방법이다라거나, 검토했었던 내용의 결론을 내는 일입니다.

 

그리고 최종 결론을 내기 위한 소요되는 비용과 변경된 사항 등을 표시합니다. 

 

예를 들어, 당초 공사비가 얼마였는데, 변경은 얼마가 증가하거나 감소한다거나 변경된 공사내용은 당초 어떤 공법이었는데, 다른 공법으로 바뀌었다거나이고, 간단하게 표로 작성합니다. 

 

 

(결론) 본론의 검토했던 내용을 "어떻게 하겠다"라는 내용으로 간단하게 맺은 말로 끝냅니다. 

 

 

 

 

(2) 보고서 디자인(한글파일)

 

1. 줄 간격 (문단 모양)

2. 자간 (앞줄 맞추기)

3. 문자표 (내림차순 배열)

4. 적절한 글자크기, 글꼴

 

○ 문단모양, 줄 간견 조정 : 문단 위, 아래 조정

 

글 의 위, 아래폭 조정합니다. 한글에서 조정할 글을 블록 지정 후, 오른쪽 마우스 클릭 후 문단 모양 클릭하면 문단 위 5pt로 조정합니다. 보기 좋을 정도로 여유롭게 만드는 것이 좋습니다. 

 

해당 글의 전체 조정은 줄 간격 160 ~ 200%로 사이로 조정합니다.

 

○ 앞줄 맞추기 : 맞추고자 하는 문단 맨 앞에 커서를 찍고, Shift(시프트) + Tab(탭) 눌리기

 

* 표안의 글은  Ctlr(컨트롤) + Shift(시프트) + Tab(탭) 눌리기

 

쓰던 글이 길어지게 되면 글이 아래로 내려가게 됩니다. 보통은 내려간 글에서 위의 글까지 띄어쓰기(스페이스)로 맞추는데요. 스페이스로 맞추게 되면 문서 편집 시 위아래가 틀어질 수도 있고, 시간이 많이 걸립니다. 그래서 단축키를 활용하면 빠르고 쉽게 조정이 가능합니다. 

 

○  적절한 문자표 사용 : □, ◯, ▷ 사용

 

순서는 □ → ◯ → ▷ 순입니다. 띄어쓰기 원칙은 스페이스 2칸입니다. 

 

○ 글꼴 및 글자 크기 : 휴먼명조, 14 ~ 16pt 적당

 

* 표안의 글은 본문 글보다 1~2pt 작게 설정

 

○ 메인 제목과 중간 제목의 글자체는 HY헤드라인M, HY견고딕 등 처럼 굵은 글자체가 보기 좋습니다. 

 

 

* 아래의 내용은 단순한 예시일 뿐입니다. 

문단모양. 자간, 앞줄 맞추기(좌 : 조정전, 우 : 조정후)

 

부족하지만, 제가 직장생활을 하면서 경험했던 보고서 작성법에 대해서 설명드렸습니다.

 

제가 신입사원 때에는 아무도 이런 방법을 제시해주는 사람이 없었습니다. 스스로 터득하게 된 내용이고, 틀린 내용이 있을 수도 있으니 참고만하여 봐주시면 좋을 것 같습니다. 

 

기본적인 내용을 설명드렸지만, 긴 글 읽어주셔서 감사합니다. 직장 생활하시는데 도움이 되셨으면 좋겠습니다. 

 

 

 

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